Politique relative à la protection des renseignements personnels

1. Préambule

La présente politique relative à la protection des renseignements personnels de l’organisation PSP Légal décrit comment nous traitons et protégeons les renseignements personnels que nous recueillons par un moyen technologique (par exemple, par courriel ou en ligne). 

Nous suivons ces règles pour protéger votre vie privée et respecter nos obligations légales.

 

2. À qui s’adresse la présente politique?

Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités.

 

3. Quelques définitions

Aux fins de la présente politique, les définitions suivantes sont prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1 (la « LPRSP »).

  • « Renseignement personnel » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
  • « Renseignement sensible » : un renseignement personnel qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée en raison de sa nature (par exemple, médicale, biométrique ou autrement intime) ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication.
  • « Incident de confidentialité » : consiste à : 
    • l’accès, l’utilisation ou la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi; 
    • la perte d’un renseignement personnel ou; 
    • toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
  • « Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne ayant la plus haute autorité ou la personne à laquelle elle délègue cette fonction par écrit, en tout ou en partie.

 

4. Votre consentement

PSP Légal s’engage à informer ses clients, que ce soit par le biais de cet énoncé, de sa Politique de confidentialité, de son site Web ou de ses employés, des objectifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués.

Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels est obtenu avant ou au moment de la collecte des renseignements, sauf dans les autres cas et aux conditions prévus dans la loi. Il ne vaut que pour la période nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

En tout temps, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication (sauf dans le cas des exceptions prévues par les lois applicables) ou à la conservation de vos renseignements personnels.

À cet effet, nous renvoyons le lecteur à la section “Droit d’accès, de rectification ou de retrait” de la présente Politique de confidentialité.

 

5. Quels renseignements personnels recueillons-nous?

PSP Légal collecte divers renseignements personnels, tels que vos nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, titre d’emploi, données financières et coordonnées bancaires, numéro de carte de crédit et témoins technologiques de suivi relatifs à l’utilisation de notre site Web.

À cet effet, PSP Légal et ses Partenaires affiliés peuvent collecter et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de la réalisation de notre prestation de services et de nos activités, notamment :

  • Des coordonnées, comme un nom, une adresse postale, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
  • Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers et au détail des services que nous vous avons rendus;
  • Des renseignements fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des renseignements personnels sensibles;
  • Des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, une preuve de propriété ou des renseignements sur la provenance de fonds, nécessaires pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d’argent;
  • Tout autre renseignement personnel fourni. 

Nous recueillons également des données reliées au recrutement de nos membres du personnel, dont notamment, ceux compris dans les curriculums vitae que nous recevons et des données provenant de sources publiques. 

Les coordonnées professionnelles et certains renseignements accessibles au public, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone tels qu’ils sont publiés en ligne ou au registre des entreprises ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

 

6. Règles que nous avons adoptées en lien avec la collecte et l’utilisation de Renseignements personnels

PSP Légal ne collecte que les informations personnelles strictement requises pour l’établissement, la gestion et la conservation de ses relations avec les membres de PSP Légal, consultants et prestataires de services, ainsi que celles nécessaires à l’accomplissement de ses obligations envers ses clients, fournisseurs et partenaires commerciaux.

Un renseignement personnel ne peut être utilisé par PSP Légal que dans le but pour lequel il a été initialement recueilli, à moins d’obtenir préalablement le consentement de la personne concernée, sauf dans les situations où une autorisation explicite est accordée en vertu de la Loi, notamment :

  • Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli;
  • Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
  • Lorsque son utilisation est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi.

 

7. Fins pour lesquelles s’effectue la collecte de vos renseignements personnels

Nous recueillons les renseignements obtenus dans le cadre des mandats que vous nous confiez et de notre prestation de services.

À cet effet, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires afin notamment d’être en mesure d’identifier le client, de communiquer avec lui, d’offrir un service ou d’exécuter le mandat de façon personnalisée, d’effectuer le paiement des factures, de lui offrir de participer à des formations ou d’améliorer les services rendus.

A. Par courrier électronique

Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos courriels. 

Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges. Voici les situations les plus courantes :

Quand vous faites une demande en remplissant notre formulaire de contact.

Nous recueillons des informations personnelles dans le but de faciliter la communication avec vous et de vous offrir un suivi personnalisé. 

Le formulaire de contact a été conçu de manière à ne solliciter que les informations personnelles essentielles, notamment votre nom, votre adresse postale, votre adresse électronique, et votre numéro de téléphone. De plus, vous avez la possibilité d’ajouter toute information supplémentaire pertinente à votre demande.

Si vous souhaitez contracter un mandat de représentation avec l’un de nos avocats, il se pourrait que l’information obtenue par le biais de ce formulaire soit utilisée afin de générer votre compte client.

B. Lors de l’achat de service sur notre site web

Quand vous complétez l’achat d’une consultation avec un juriste.

Lorsque vous procéder à l’achat d’une consultation juridique par l’intermédiaire de notre plateforme en ligne, nous recueillons des informations essentielles telles que votre nom, adresse, adresse électronique, ainsi que les détails personnels spécifiés dans votre formulaire de demande de rendez-vous.

Dans ce contexte, nous collectons également les données de votre carte bancaire. Toutefois, il est important de noter que ces informations deviennent automatiquement inaccessibles après la finalisation de l’achat.

Notre processus de collecte d’informations est strictement limité à ce qui est nécessaire pour mener à bien votre demande de consultation avec un juriste.

Quand vous complétez l’achat de l’un de nos forfaits.

Lorsque vous effectuez l’achat d’un de nos forfaits via notre plateforme en ligne, nous recueillons des informations cruciales telles que votre nom, adresse et adresse électronique. Dans ce cadre, nous collectons également les données de votre carte bancaire.

Notre processus de collecte d’informations est rigoureusement limité à ce qui est nécessaire pour mener à bien l’acquisition d’un forfait.

C. Dans le cadre des mandats avec l’un de nos partenaires.

Au cours des prestations de services juridiques ou notariaux, avec l’une de nos partenaires, vos renseignements personnels et essentiels au service fourni pourront être recueillis.

L’objectif de cette collecte est de garantir que les services fournis répondent efficacement à vos besoins spécifiques dans le cadre des prestations juridiques ou notariales.

 

8. Communication de Renseignements personnels

L’accès aux Renseignements personnels est limité aux groupes d’employés de PSP Légal et aux Partenaires spécifiquement autorisés par PSP Légal et qui ont besoin de ces Renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions.

PSP Légal ne communique pas les Renseignements personnels à des fins autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis conformément à ce qui est énoncé aux présentes, à moins que vous nous accordez votre consentement ou que la Loi ne le permette expressément. 

PSP Légal peut également communiquer vos Renseignements personnels dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire dans le contexte d’un financement, d’une vente, d’une fusion, d’une réorganisation ou d’un regroupement de la totalité ou d’une partie de ses activités. Dans un tel cas, les parties bénéficiaires devront s’engager par contrat à assurer la confidentialité des Renseignements personnels et à les utiliser uniquement dans le cadre de la transaction ou de la transaction envisagée, en question. Dans l’éventualité où une transaction d’affaires est conclue, les cessionnaires ou les successeurs de l’organisation ou de ses actifs peuvent utiliser et divulguer vos Renseignements personnels tels qu’ils ont été obtenus de PSP Légal uniquement pour les fins énoncées dans la présente Politique de confidentialité, à moins d’obtenir votre consentement pour d’autres usages.

PSP Légal est aussi autorisé à communiquer vos Renseignements personnels avec des tiers comme l’exige ou le permet la loi, notamment dans les situations suivantes:

  • Aux organismes gouvernementaux et aux organismes d’application de la loi, en vertu d’un mandat, d’une ordonnance ou d’une disposition légale;
  • En lien avec toute procédure judiciaire en cours ou éventuelle impliquant PSP Légal ou vous impliquant;
  • Dans l’établissement, l’exercice ou la défense de ses droits légaux, une procédure de recouvrement (y compris lorsqu’il s’agit de fournir des renseignements à des tiers à des fins de prévention de la fraude et de réduction du risque de crédit), dans la mesure permise par la loi.

 

9. Les témoins de connexion (cookies)

En visitant le site web de PSP Légal, vous devrez indiquer votre consentement quant à l’utilisation de témoins, communément désignés comme “cookies”, par notre organisation. 

Ces témoins sont essentiels pour améliorer notre site web, ainsi que pour vous offrir des services et un contenu Web en harmonie avec vos besoins. Leur principal objectif consiste à tracer votre parcours sur notre site et ils sont exclusivement employés dans le but d’enrichir le service personnalisé que nous vous proposons, tout en permettant une meilleure appréhension de vos préférences en matière de pages consultées.

 

10. Droit d’accès, de rectification ou de retrait

Bien que PSP Légal reconnaît qu’il est important de mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons, il relève plus particulièrement de la responsabilité de la personne concernée de nous transmettre toutes modifications de vos renseignements personnels.

À tout moment, vous avez la possibilité de compléter une demande de rectification de vos renseignements personnels en contactant M. Patrick Lajoie, responsable de la protection des renseignements personnels, par téléphone, au 418-260-9660 ou, par courriel, à l’adresse info@psplegal.ca.

De plus, vous avez l’option de refuser ou de révoquer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication (à l’exception des cas prévus par les lois en vigueur) ou à la conservation de vos renseignements personnels, et ce, en faisant parvenir votre demande aux mêmes coordonnées.

Il est impératif de noter que le retrait de votre consentement pourrait nous contraindre à mettre fin à notre représentation et nous empêcher de vous fournir des services, qu’ils soient d’ordre juridique ou d’une autre nature.Veuillez également noter que PSP Légal se réserve le droit de refuser certaines demandes conformément aux dispositions légales applicables et conformément à nos obligations déontologiques.

 

11. Incident de confidentialité

Si l’un de nos membres du personnel a des motifs de croire qu’un Incident de confidentialité impliquant un Renseignement personnel détenu par PSP Légal ou l’un de ses Partenaires s’est produit, il doit immédiatement en informer le Responsable de la protection des renseignements personnels en fournissant l’ensemble des informations pertinentes pour évaluer la situation.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de prendre des mesures raisonnables visant à réduire les risques de préjudice pour les personnes concernées et à prévenir de nouveaux incidents similaires. Il est également responsable de déterminer si l’Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées. Dans l’affirmative, il doit aviser rapidement la Commission d’accès à l’information et informer toute personne concernée par l’Incident de confidentialité, à moins que cela ne compromette une enquête menée par une entité habilitée par la loi à prévenir, détecter ou réprimer les crimes ou les infractions.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels peut également informer toute personne ou organisme susceptible de réduire ce risque, en ne divulguant que les Renseignements personnels nécessaires à cette fin, sans le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, le Responsable de la protection des renseignements personnels doit enregistrer soigneusement la communication.

Par ailleurs, le Responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre détaillé de tous les Incidents de confidentialité.

 

12. Mise à jour

PSP Légal se réserve le droit de modifier, à tout moment, la présente Politique de confidentialité

Toute modification sera effectuée en conformité avec les lois en vigueur. Vous pouvez vérifier la date de la modification la plus récente en consultant notre Politique de confidentialité.

Le fait de continuer à fournir des informations personnelles à PSP Légal ou d’utiliser son site Web après l’affichage des modifications apportées équivaut à acquiescer explicitement aux modifications apportées à la Politique de confidentialité.

Veuillez prendre note que la version française de la présente Politique de confidentialité est la version officielle et prévaut sur la version traduite en anglais.

 

13. Qui est responsable de l’application de la politique?

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

 

Patrick Lajoie

Responsable de la protection des renseignements personnels

5480, 1re Avenue

Québec (QC) G1H 6T7

418-260-9660

info@psplegal.ca



Cette politique entre en vigueur le 21 septembre 2023.

 

Annexe 1 – Conservation et destruction des données

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

PSP Légal maintient la conservation de vos informations personnelles tout au long de l’exécution du mandat et pour la réalisation des objectifs pour lesquels ces renseignements nous ont été communiqués, ainsi que pour toute finalité connexe autorisée.

Dès l’accomplissement de ces objectifs, nous cesserons d’utiliser vos informations personnelles.

En conformité avec les dispositions réglementaires, il est de l’obligation de nos Partenaires de conserver les dossiers de nos clients pendant une période de sept (7) ans à partir de la date de fermeture, dans le cas des dossiers de nos avocats. Pour les dossiers de nos notaires, la conservation se prolonge jusqu’à dix (10) ans après la date du dernier service rendu, à moins d’indications contraires.

Destruction des renseignements personnels.

Les membres du personnel de PSP Légal et ses Partenaire détruisent de façon sécuritaire les renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies.

La sécurité de vos renseignements personnels.

Les membres du personnel de PSP Légal et de ses Partenaires se consacrent à garantir la confidentialité des informations personnelles tout au long de l’exercice de leurs responsabilités, en respectant rigoureusement les politiques, directives et procédures de l’entreprise axées sur la protection des informations personnelles. Ils s’engagent à ne divulguer aucun renseignement personnel dont ils ont pris connaissance dans le cadre de leurs fonctions, sauf autorisation expresse, et à accéder uniquement aux informations nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.

Dans cette optique, les membres du personnel qui manipulent des informations personnelles dans le cadre de leurs fonctions doivent restreindre leur utilisation à des fins professionnelles, préserver leur confidentialité en toutes circonstances, et signaler immédiatement au responsable de l’accès toute situation susceptible de compromettre la confidentialité des informations personnelles.

 

Annexe 2 – Rôle et responsabilités des membres 

La ou le responsable de la protection des renseignements personnels :

  • Assure le respect et la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur l’accès au sein de l’entreprise;
  • Veille au respect de la présente politique ainsi que des obligations légales, réglementaires et administratives relatives à l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels;
  • Assume un rôle de conseil, de soutien et d’accompagnement auprès du personnel de l’organisation en ce qui concerne l’application de la présente Politique et des obligations législatives concernant la protection des Renseignements personnels;
  • Traite les plaintes et demandes relatives à la protection des renseignements personnels conformément à la Loi et les consigne au registre appropriés;
  • Approuve les Politiques requises en vertu de la Loi;
  • S’assure de la publication de ses coordonnés sur le site web;

Les membres de l’administration et les Partenaires :

  • S’assurent de la sécurité des ressources informationnelles et de l’information détenues ou utilisées conformément aux politiques et directives de PSP Légal;

 Les membres du personnel : 

  • Prennent connaissance de la présente politique et en respecte l’esprit, les dispositions et les procédures qui en découlent;
  • Prennent les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels auxquels il a accès;
  • N’accèdent qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
  • Utilisent les renseignements personnels auxquels il a accès pour les fins prévues lors de leur collecte;

 

Annexe 3 – Traitement des plaintes

Pour exercer leurs droits relatifs aux renseignements personnels, les individus concernés doivent adresser leur demande écrite à M. Patrick Lajoie, Responsable de la protection des renseignements personnels de PSP Légal, en utilisant l’adresse courriel info@psplegal.ca. Cette demande devra contenir des informations suffisantes permettant une identification claire, afin que nous puissions les renseigner sur l’existence, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels que nous détenons les concernant.

Une plainte devra indiquer les informations suivantes :

  •   Les nom et prénom de la partie plaignante ainsi que ses coordonnées;
  •   Une description détaillée et précise de la situation problématique;
  •   Les mesures correctrices envisagées ou souhaitées.

Une plainte sera recevable uniquement si :

  • Elle est formulée par une personne physique;
  • Elle concerne une insatisfaction relative à une pratique, une action ou l’inaction de PSP Légal qui quant à la gestion ou la protection des renseignements personnels qu’elle détient à son sujet;
  • Elle n’est pas abusive, frivole ou manifestement faite de mauvaise foi;
  • Elle ne contient pas contient des propos à caractère haineux ou diffamatoire;

PSP Légal s’engage à examiner toute demande écrite dans un délai de trente (30) jours à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé avec notification d’une période additionnelle de trente (30) jours si le respect du délai initial entrave les activités de PSP Légal ou si la demande nécessite une consultation rendant difficile le respect du délai initial. 

Aucun frais ne sera exigé par PSP Légal pour le traitement de telles demandes, sauf dans les cas où elles sont complexes.

Dans le cadre des délais impartis pour répondre, PSP Légal se réserve le droit de refuser toute demande, en conformité avec les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

En cas de refus, une justification appropriée sera fournie, et la personne concernée sera informée des recours prévus par la loi. Si l’individu n’est pas satisfait de la réponse fournie par PSP Légal, il peut déposer une plainte auprès de M. Patrick Lajoie, Responsable de la protection des renseignements personnels de PSP Légal, en utilisant l’adresse courriel info@psplegal.ca ou en transmettant une correspondance aux coordonnées suivantes :

 

Patrick Lajoie

Responsable de la protection des renseignements personnels

5480, 1re Avenue

Québec (QC) G1H 6T7

 

Une analyse de votre plainte sera complétée dans les délais décrits ci-haut. Si celle-ci est jugée valide et recevable, les rectifications nécessaires seront apportées.

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