Enquêtes internes

Selon que vous êtes un administrateur ou un dirigeant d’une société et que vous désirez mettre en place un plan d’action efficace et proactif pour vos futures enquêtes internes, nous sommes là pour vous aider!

Ainsi, même si plusieurs questionnements peuvent être résolus à l’aide des guides, modèles de lettre et formulaires que vous pouvez consulter dans notre trousse d’outils juridiques, un avocat indépendant affilié à PSP Légal se fera toujours un plaisir de vous aider en vous répondant

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Bien entendu, si vous préférez qu’un praticien chevronné prenne en charge votre situation et intervienne directement et rapidement en votre nom, il vous est également possible de demander que l’un des avocats indépendants affiliés à PSP Légal vous représente en cliquant ici.

La nécessité de réaliser une enquête interne

L’enquête interne se définit comme une recherche effectuée dans le but de réunir des informations ou des éléments de preuve qui permettront à une autorité de prendre une décision éclairée sur des allégations. L’enquête interne permet d’éviter de prendre des décisions trop hâtives, mal éclairées et arbitraires lorsque la pression se fait sentir dans un dossier à l’interne.  Par un processus attentif et minutieux, l’enquête interne permet d’obtenir, à son terme, un résultat juste, adéquat et satisfaisant pour l’entreprise et la personne visée par l’enquête, en mettant en place des sanctions, des mesures ou des recommandations correctives. La décision de ne pas procéder à une enquête ou l’exécution négligente de celle-ci peuvent avoir des conséquences sérieuses pour l’entreprise, autant sur le plan financier que sur le plan de son image.

Une enquête interne nécessite beaucoup de préparation, de planification et d’organisation compte tenu du fait que les décisions doivent souvent être prises rapidement.  L’enquête doit prévoir tous les modalités et pièges possibles. Cette préparation va permettre à l’organisation de réduire les dépenses inutiles et pertes financières éventuelles, en plus d’atténuer les risques juridiques et réputationnels, tout en gérant les risques de responsabilité pénale ou civile.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une organisation peut décider de procéder à une enquête interne. Voici quelques conditions qu’y peuvent donner lieu à la tenue d’une enquête interne ;

• Détecter et empêcher les comportements illégaux ou répréhensibles qui peuvent avoir lieu à l’interne;
• Évaluer et gérer un risque;
• Gérer la responsabilité civile ou pénale de l’entreprise;
• Prendre des mesures à l’encontre d’employés ou de tiers soupçonnés de comportements illicites;
• Améliorer les pratiques en matière de conformité;
• Promouvoir une culture de transparence et de conformité.

De plus, l’enquête interne permet d’éviter des lacunes telles que ;

• Le défaut d’agir face à des preuves crédibles d’une conduite illicite ;
• Une fermeture trop rapide d’un dossier sans remise d’un rapport d’enquête solide;
• Le défaut de prendre des mesures avant la couverture médiatique d’une situation potentiellement problématique

Il est à noter que l’entreprise doit déterminer si l’élément déclencheur est préoccupant au point de justifier un examen plus approfondi. Il est évident que ce ne sont pas toutes les plaintes qui nécessitent une enquête interne exhaustive. Par contre, plusieurs circonstances devraient vous inciter à déclencher une enquête interne. Par exemple, l’entreprise pourrait faire face à :

• Des allégations d’un dénonciateur quant à des actes répréhensibles commis par l’organisation même, sa haute direction, son conseil d’administration, ses comités ou ses représentants ;
• Des préoccupations des membres du conseil à l’égard du comportement de dirigeants et/ou d’employés ;
• Une couverture médiatique préjudiciable ;
• Des questions découlant d’audits internes ou externes, ou d’examens de la conformité.

Il est évident que les employés, dirigeants et membres du conseil dont le comportement est mis en cause ne devraient pas être associés à l’enquête. L’enquête devrait plutôt être supervisée par un comité du conseil ou par un conseiller juridique interne ou un membre du personnel responsable de la conformité ou de l’audit. L’exclusion des personnes possiblement fautives permet de garantir l’intégrité et l’indépendance de l’enquête, mais aussi de préserver l’image de la société.

Il est primordial d’informer le plus rapidement possible les conseillers juridiques de la société soit pour assurer la protection du secret professionnel et de s’assurer que le processus respecte le cadre juridique applicable, ou encore pour lui confier l’enquête. Le recours aux conseillers juridiques est synonyme d’indépendance et d’impartialité, ce qui donne de la crédibilité à l’enquête.

Dans une société de plus grande envergure, l’embauche d’un conseiller en communications doit être envisagée si un élément déclencheur fait l’objet d’une couverture médiatique substantielle ou dans le cas de fuites à propos de l’enquête dans les médias. Quand l’affaire présente un haut risque de médiatisation, il est préférable de vous préparer aux demandes des médias, et ce, même avant que l’affaire ne devienne publique.

Par ailleurs, il est important que le maintien du secret professionnel des personnes visées soit respecté durant l’enquête. De plus, il est essentiel que les individus responsables de l’enquête agissent de manière irréprochable en matière de conservation et de collecte d’éléments de preuve. La conservation, la collecte et l’examen d’éléments de preuve sont habituellement la partie la plus importante d’une enquête étant donné que leur perte ou destruction peut entraîner des conséquences désastreuses et couteuses pour les parties. Les dommages liés à la une mauvaise conservation de la preuve peuvent être autant d’ordre civil, que réglementaire ou pénal.

À la fin d’une enquête interne, l’équipe responsable de celle-ci doit rendre un rapport qui comprend des recommandations quant aux mesures correctives à prendre suite à l’enquête. Si une lacune susceptible de causer des dommages supplémentaires est révélée au cours de l’enquête, il est évident que la situation se doit d’être corrigée le plus rapidement possible. Toutefois, cette décision doit être prise de bonne foi et suite à un examen minutieux de la situation. Votre conseiller juridique peut également évaluer, lors de l’enquête, si des violations ont cours et agir rapidement, de concert avec le reste de l’organisation, pour faire cesser une telle conduite.

À l’issue d’une enquête, il peut s’avérer nécessaire d’imposer des mesures disciplinaires aux employés coupables d’inconduites ou d’actes répréhensibles. Ces mesures peuvent prendre la forme d’avertissements, de formations obligatoires, de suspensions, de rétrogradations, voire même de licenciements. L’employeur doit déterminer si elles sont justifiées et appropriées dans les circonstances. Dans le cas où les conclusions de l’enquête ne pointeraient pas vers une sanction évidente, il est préférable de ne prendre aucune mesure drastique à l’égard d’un employé.

Comment nous pouvons vous assister

Notre trousse d’outils juridiques comprend diverses ressources en ligne et hyperliens vers des modèles et guides, vous permettant de mieux comprendre les obligations qu’il vous incombe de respecter

Cependant, bien qu’elle puisse vous être très utile, si la trousse d’outils juridiques s’avère insuffisante dans votre situation, vous pouvez obtenir de l’assistance supplémentaire en discutant avec l’un des avocats affiliés à PSP Légal :

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Bien entendu, si vous préférez qu’un praticien chevronné prenne en charge votre situation, il vous est possible de demander en tout temps que l’un des avocats indépendants affiliés à PSP Légal intervienne en votre nom en cliquant ici.. Ce dernier pourra alors intervenir directement et rapidement en votre nom en :

• Préparant, négociant et en rédigeant les demandes, les procédures ou tout autre document de nature légale lié à votre situation ;
• Vous assistant et en vous conseillant sur vos droits et obligations légales ;
• Vous représentant devant les instances judiciaires lorsque des recours sont intentés ;
• Vous guidant sur les choix qui s’offrent à vous et qui vous mèneront à une solution juste et satisfaisante.

PSP Légal, parce que vous avez droit à des conseils de maîtres !