Déclaration de mise à jour annuelle

Chaque entreprise immatriculée au Québec a l’obligation d’effectuer annuellement une déclaration de mise à jour relativement aux informations apparaissant sur le Registre des entreprises du Québec. Cette déclaration doit être effectuée auprès du Registraire des entreprises du Québec qui est l’organisme gouvernemental responsable de l’immatriculation des entreprises dans la province.

Même si vous pouvez vous-même effectuer les mises à jour annuelles de votre entreprise, un avocat indépendant affilié à PSP Légal se fera toujours un plaisir de vous aider de trois façons différentes :

• Online
• On the phone
• In person.

Bien entendu, si vous préférez qu’un praticien chevronné en droit des affaires prenne en charge votre situation et intervienne directement et rapidement en votre nom afin de mettre à jour annuellement les informations de votre société apparaissant au Registre des entreprises, il vous est également possible de demander que l’un des avocats indépendants affiliés à PSP Légal vous représente en cliquant simplement ici.

Qu’est-ce qu’une mise à jour annuelle d’entreprise?

La mise à jour annuelle des informations d’une entreprise auprès du Registraire des entreprise est une obligation qui s’applique à toutes les entreprise immatriculées au Québec, et ce, peu importe si l’entreprise a des changements ou non à effectuer concernant les renseignements apparaissant sur le registre au cours de l’année.

Les droits et obligations des entreprises en matière de mise à jour.

Période de mise à jour

Le deuxième alinéa de l’article 45 de la Loi sur la publicité légale des entreprises (RLRQ, c. P-44.1) prévoit que cette obligation de faire une déclaration de mise à jour annuellement naît à compter de l’année suivant celle au cours de laquelle l’entreprise a été immatriculée.

Dépendamment du type d’entreprise concerné, la période pour effectuer la mise à jour annuelle varie. Voici le détail des périodes de mise à jour pour chaque type d’entreprise :

1^er janvier au 15 juin :

• Entreprises individuelles
• Sociétés de personnes

15 mai au 15 novembre  :

• Associations ou autres regroupements
• Personnes morales (notamment, les sociétés par actions)
• Sociétés de secours mutuel
• Sociétés mutuelles d’assurance
• Sociétés de fiducies
• Sociétés d’épargnes

15 mai au 31 mars :

• Fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial

Voir le site du Registre des entreprises pour une liste plus exhaustive des obligations en matière de mise à jour annuelle d’une entreprise.

Comment produire une déclaration de mise à jour annuelle

La déclaration de mise à jour annuelle se fait en ligne sur le site internet du Registraire des entreprises du Québec.

Lors de cette déclaration de mise à jour, le paiement des frais annuels d’immatriculation doivent également être acquittés. Les frais d’immatriculation dépendent du type d’entreprise concerné et peuvent augmenter d’année en année. Il est possible de consulter le tableau suivant afin de connaître les frais d’immatriculation applicables à votre situation.

L’article 46 de la Loi sur la publicité légale des entreprises (RLRQ, c. P-44.1) prévoit qu’il est également possible pour une entreprise de produire une déclaration de mise à jour annuelle en une seule étape avec leur déclaration de revenus. On considère alors cette entreprise comme étant « jumelée ». Ainsi, dans le cas d’une entreprise individuelle, une telle déclaration est faite en cochant la case prévue à cet effet à la ligne 426 de la Déclaration de revenus des particuliers. Pour les personnes morales, il suffit de cocher à la ligne 39 de la Déclaration de revenus des sociétés. Dans le cas où l’entreprise procède de cette façon, les droits annuels d’immatriculation sont acquittés au moment que la production de la déclaration de revenus.

Toutefois, en cas de déclaration de mise à jour avec changements, le service en ligne du Registraire des entreprises du Québec doit obligatoirement être utilisé afin d’apporter les changements aux informations apparaissant au registre.

Sanction en cas de non-conformité à l’obligation de mise à jour

L’article 59 de la Loi sur la publicité légale des entreprises prévoit que la non-conformité à l’obligation de mise à jour annuelle pendant deux années consécutives peut entraîner la radiation d’office de l’immatriculation de l’entreprise en défaut par le registraire.

Si cette entreprise est une personne morale, telle une société par actions, cette radiation d’office, quant à elle, entraînera la dissolution de l’entreprise.

Afin d’éviter ces conséquences fâcheuses d’un oubli d’effectuer les déclarations annuelles de mise à jour de votre entreprise, il est possible pour vous de requérir nos services pour que nous effectuons pour vous cette étape.

Comment nous pouvons vous assister

Notre trousse d’outils juridiques en ligne comprend divers ressources en ligne et hyperliens qui peuvent vous aider à mieux comprendre et à vous acquitter de vos obligations de mise à jour annuelle à titre d’entreprise.

Par contre, même si notre trousse d’outils juridiques en ligne peut vous soutenir dans la mise à jour des renseignements de votre entreprise, un avocat indépendant affilié à PSP Légal se fera toujours un plaisir de vous assister en vous répondant :

• Online
• On the phone
• In person.

Bien entendu, si vous préférez qu’un praticien chevronné en droits des affaires prenne en charge votre situation et procède aux déclarations de mise à jour annuelles de votre entreprise, il vous est possible de demander en tout temps que l’un des avocats indépendants affiliés à PSP Légal intervienne en votre nom en cliquant ici. Ce dernier pourra alors intervenir directement et rapidement en votre nom en :

• Procédant, en votre nom, aux déclarations de mise à jour annuelles de votre entreprise.